Twoim problemem jest to, że powszechną NICOŚĆ mylisz z osobistą PUSTKĄ
Beata Drzymała
Zarządzanie i Inżynieria Produkcji
Studia stacjonarne II stopnia
Grupa ZP – 3
SCENARIUSZ ETYCZNEGO ZWOLNIENIA
Podstawowym zachowaniem jakie powinno obowiązywać w trakcie prowadzenia rozmowy komunikującej zwolnienie jest poszanowanie przez zwalniającego godności osobistej zwalnianego pracownika. Jest zupełnie zrozumiałe, że osoba zwalniana z pracy odczuwa złość. Zatem wszystko, co zwalniający będzie robić w trakcie rozmowy separacyjnej powinno być ukierunkowane na zminimalizowanie negatywnych reakcji zwalnianego pracownika. W praktyce takie podejście jest korzystne nie tylko dla pracownika, ale także dla firmy jak i osoby, która dokonuje zwolnienia. Nie jest dobrze, kiedy ex-pracownicy źle wypowiadają się na temat swojego byłego pracodawcy – ich opinie mogą kształtować negatywny wizerunek firmy wśród jej klientów, jak i potencjalnych przyszłych pracowników. Sposób przeprowadzenia zwolnień ma również silny wpływ na postawy i opinie pracowników pozostających w firmie i może w znacznym stopniu przyczynić się do powstania zjawiska zwanego „syndromem ocalałych”. Efektem tego zjawiska jest m. in. silny spadek motywacji i zaangażowania wśród pracowników pozostających w firmie, a co za tym idzie pogorszenie wyników w takich obszarach jak obsługa klienta, jakość, sprzedaż czy wydajność pracy. Aby zminimalizować potencjalne negatywne konsekwencje, w trakcie rozmowy komunikującej zwolnienie warto mieć na uwadze kilka podstawowych zasad.
Stań twarzą w twarz
Ważne jest przekazanie pracownikowi informacji o zwolnieniu w trakcie bezpośredniej rozmowy. Należy wystrzegać się formy pisemnej lub telefonicznej. Rozmowę komunikującą zwolnienie powinien prowadzić bezpośredni przełożony zwalnianego pracownika.
Zacznij rzeczowo
Przedstaw pracownikowi od razu cel i przedmiot spotkania. Unikaj długich wstępów i wywodów. Taka sytuacja zmieni zdecydowanie optykę całego spotkania i może przybrać nieoczekiwany przebieg, zazwyczaj niekorzystny dla przełożonego. Wytłumaczenie powodów tej decyzji musi mieć miejsce, jednak powinno nastąpić w dalszej części spotkania.
Uważaj, co mówisz
Przedstawiając powód spotkania staraj się dobierać słowa jak najmniej nacechowane negatywnie – np. zamiast „zwolnić” można powiedzieć „nie możemy już Pani/Panu zapewnić pracy”, itd. Określenia te powinny być jednoznaczne, natomiast warto się postarać by charakteryzowały się jak największym szacunkiem dla pracownika. Na początku spotkania możesz zatem powiedzieć np.:
„Poprosiłem Panią/Pana na to spotkanie, ponieważ nie będziemy w stanie zapewnić Pani/Panu więcej pracy na dotychczasowym stanowisku pracy. Przeanalizowaliśmy też wszystkie możliwości w innych działach naszej firmy i niestety nie możemy zaproponować Pani/Panu innego stanowiska w naszym zakładzie. Jesteśmy zmuszeni rozwiązać z Panią/Panem dotychczasową umowę o pracę. Na tym spotkaniu chciałbym przedstawić Pani/Panu nasze propozycje oraz wszystkie szczegóły związane z tym faktem.”
Przedstaw decyzję jako ostateczną
Daj jasno do zrozumienia, że decyzja o zwolnieniu jest ostateczna i prowadź rozmowę w taki sposób aby zwalniany nie miał co do tego żadnych wątpliwości. W żadnym wypadku nie wolno budzić w osobie zwalnianej nadziei na zmianę już podjętej decyzji. Z wypowiedzi powinno wynikać, że decyzja jest przemyślana i rozważono naprawdę wszystkie dostępne możliwości innego załatwienia sprawy. Bardzo ważne jest, aby pracownicy odchodzący mieli pełną świadomość, że decyzja o zwolnieniu jest dobrze przemyślana i ostateczna. Pozwoli to skupić się na poszukiwaniu nowej pracy lub rozpoczęciu nowego etapu w życiu.
Bądź przygotowany
Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty: pismo z wypowiedzeniem umowy o pracę, informacje dotyczące uprawnień zwalnianych pracowników. Najlepiej, żeby te informacje były w formie papierowej. Sprawdź wcześniej czy pracownik ma uprawnienia do jakichkolwiek dodatkowych świadczeń. Jeżeli w okresie wypowiedzenia zmienione zostaną warunki pracy lub pracownik będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, przedstaw wszystkie informacje na ten temat. Opowiedz zwalnianemu o jego przywilejach.
Kontroluj przebieg rozmowy
Warto mieć przygotowany scenariusz rozmowy, choć z drugiej strony należy unikać sztywnych schematów. Rozmowa komunikująca zwolnienie z pracy nie może odbywać się według jednakowej reguły odczytywanej każdemu pracownikowi. Jego oczekiwania i reakcje mogą być różne, stąd szablon może mieć tu zastosowanie jedynie w ograniczonym zakresie. Jeżeli jednak nie określisz sobie scenariusza rozmowy i pozwolisz żeby się przeciągała, to może się zdarzyć, że w jej trakcie złożysz obietnice, których nie będziesz mógł dotrzymać. Ostatnią rzeczą jaką chce usłyszeć zwalniany pracownik jest „wrócimy do tego później”. Osoba zwalniana chce się dowiedzieć wszystkiego na temat wsparcia i pomocy jakiej oferuje mu pracodawca. Nie mów nigdy pracownikowi „to nie jest najgorsza rzecz w życiu jaka może ci się przydarzyć”. Jest całkiem prawdopodobne, że to jest najgorsza rzecz jaka do tej pory mu się przytrafiła.
Wyjaśnij przyczyny krótko i zwięźle
Rozmowa separacyjna powinna trwać od 10 do 15 minut - niektórzy specjaliści radzą, żeby nie przekraczała 10 minut. Podaj jasny powód zwolnienia pracownika. Wielu pracowników podaje do sądu swoich ex-pracodawców dlatego, że chcieliby otrzymać jednoznaczne wytłumaczenie dlaczego zostali zwolnieni i przedstawić własną argumentację. Wysłuchaj co ma do powiedzenia zwalniany pracownik. Powinieneś pozwolić pracownikowi na przedstawienie własnego stanowiska.
Daj referencje
Jeżeli szanujesz zwalnianego pracownika, widzisz jego profesjonalizm w pracy, wiesz, że jest dobrym fachowcem powiedz mu o tym i zapewnij, że chętnie wystawisz mu list referencyjny. Pamiętaj, że danego słowa musisz dotrzymać. W referencjach podaj jak najwięcej szczegółów związanych z wynikami pracy oraz postawami pracownika.
Zachowaj powagę
Nie bądź nad wyraz miły ani dowcipny. To nie jest czas na opowiadanie żartów lub wspominanie wspólnej przeszłości. Ale nie bądź fałszywie współczujący. Jeżeli sam w swoim życiu nie doświadczyłeś, co to znaczy zostać zwolnionym, nie mów swojemu pracownikowi, że wiesz, co on czuje i że rozumiesz, w jakiej znalazł się sytuacji. To może go dodatkowo poirytować. Nie składaj obietnic bez pokrycia. Zaoferuj swoją pomoc tylko wtedy, jeżeli faktycznie możesz i chcesz jej udzielić. Nie dotrzymanie takich obietnic jest równie bolesne dla zwolnionego jak wypowiedzenie umowy.
Nie usprawiedliwiaj się
Nie przyjmuj postawy przepraszającej. Unikaj sformułowań w stylu „gdyby to zależało ode mnie, nie dopuściłbym do tej sytuacji”. Takie wypowiedzi mogą spowodować, że zwalniany pracownik uzna, że decyzja o zwolnieniu została podjęta pochopnie i co gorsza nie została dogłębnie przeanalizowana. Nie przepraszaj – taka postawa może powodować, że pracownik pomyśli, że decyzja o jego zwolnieniu to wypadek przy pracy. Opisane postawy mogą dodatkowo frustrować i denerwować zwalnianych.
Powstrzymaj się od niewłaściwych emocji
Nie okazuj swoich emocji. Rozmowa komunikująca zwolnienie powinna być prowadzona bez podtekstów emocjonalnych. To nie jest czas, aby wypominać sobie wzajemne urazy, zresztą taka postawa może spowodować, że zwalniany pracownik skieruje sprawę do sądu pracy. Jeżeli pracownik odczuje, że za zwolnieniem kryją się osobiste antypatie czy złośliwość, może chcieć odpłacić tym samym w okresie wypowiedzenia, co może mieć bardzo przykre konsekwencje dla firmy.
Wyjaśnij sytuację na forum zespołu
Jeżeli zwalniany pracownik nie będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy warto zorganizować spotkanie całego zespołu tzn. osób zwalnianych i tych, którzy zostają. Jeżeli firma nie zapewniła wsparcia zwalnianym przy poszukiwaniu nowego miejsca pracy, a ty chcesz i możesz zaoferować swoją pomoc, najlepiej mów o tym na takim spotkaniu. Warto też poprosić pozostałych pracowników o wsparcie i wyrozumiałość. Takie podejście w większości przypadków uspakaja emocje w pracy i poniekąd zobowiązuje zwalnianego pracownika do rzetelnego wykonywania swoich obowiązków służbowych aż do wygaśnięcia okresu wypowiedzenia.
Źródło: